Сметы, Акты, КС2, или как Навести порядок в голове

Ты прораб. Ты отвечаешь за всё: за людей, сроки, бетон и… кипу бумаг, которая растет как на дрожжах. «Исполнительная документация» для многих звучит как бюрократическая кара. Но что, если это на самом деле твой главный козырь? Сегодня ломаем стереотипы. Это не про «бумажку для сдачи». Это про твою репутацию, твою защиту и твой спокойный сон.


1. Смена мышления: От каторги к бронежилету
Забудь слово «отчетность». Это — твой юридический щит. Представь ситуацию через полгода:
- Заказчик: «Эта стена кривая!»
- Надзорные органы: «Где акты на скрытые работы?»
Вот тут папка с правильно заполненной «исполнительной» скажет за тебя: «Вот фото до заливки, вот акт на арматуру с подписью заказчика, вот геодезическая съемка. Вопросы есть?»
Философия проста: Каждый подписанный акт — это снятая с тебя ответственность.

2. Правило №1: «Не откладывай! Делай в день работы»
Главная ошибка — копить. 30 актов за месяц заполнять — ад. Один акт в день — 5 минут.
Лайфхак: Закрыл этап (армирование, проводка в штробе, утепление фасада) → сразу сфотографируй, распечатай бланк, заполни на бытовке и иди подписывать у представителя технадзора. Пока все в памяти.

3. Цифра в помощь: Топ-4 приложения для прораба
У тебя в кармане суперкомпьютер. Используй его:
- Для фотофиксации с геотегами: Google Фото или Яндекс.Диск. Создавай альбомы по объекту и датам. Фотографируй ВСЕ этапы, особенно скрытые. Включи в настройках геометки и дату. Это железное доказательство.
- Для журналов и чек-листов: Trello или Notion. Заведи доску на объект. Создай карточки: «Акты к подписанию», «Паспорта материалов», «Замечания». Сбросил туда фото — не потеряется.
- Мини СРМ система (аналог Битрикса) программа youGile. Российского производства. Там и доски и CRM. Для всех типов платформ.
- Для серьезной документации: Bimstat, Stroygram, 1С:ОблСтрой. Если компания готова платить — это мощные инструменты с готовыми формами, облаком и привязкой к чертежам.

4. Система хранения: Единая и доступная
Где у тебя лежат паспорта на кирпич? А схема свайного поля? Если ты один знаешь, это плохая система.
Создай в облаке (Яндекс.Диск, Google Drive) четкую структуру папок:
Папка: Объект "Ленина, 25"
- Вложенная папка: 1. Акты скрытых работ
- Вложенная папка: 2. Исполнительные схемы
- Вложенная папка: 3. Паспорта и сертификаты (с внутренними папками Бетон, ЖБИ, Кровля)
- Вложенная папка: 4. Фотоотчет (с подпапками по датам)
- Вложенная папка: 5. Рабочая документация
- Вложенная папка: 6. Переписка и предписания
Дай доступ по ссылке начальству и заказчику. Прозрачность равна доверию.

5. Шаблоны — твои лучшие друзья
Не пиши каждый раз одно и то же с нуля.
Создай на компьютере папку ШАБЛОНЫ.
Туда сохрани: типовые акты по всем частым работам, служебные записки, заявки на материалы. Остается только подставить дату, номер и подписать.

6. Финальный лайфхак: Утренний 10-минутный ритуал
Пришел на объект, выпил кофе — потрать 10 минут не на соцсети, а на документы:
1. Открой облачную папку.
2. Сбрось вчерашние фото с телефона в «Фотоотчет».
3. Проверь, все ли акты за вчера подписаны.
4. Бегло глянь, что на подписание сегодня (по плану работ).
Эти 10 минут сделают вечер пятницы по-настоящему свободным.

Итог:
Исполнительная документация — это скелет твоего объекта. Если его собрать правильно и вовремя, всё будет стоять крепко, а ты не будешь тратить нервы на разборки. Это не бюрократия. Это профессиональный подход сильного современного прораба.

Сохрани себе этот план. Внедряй по одному пункту в неделю. Какой твой главный лайфхак по борьбе с бумагами?